Privacyverklaring [Dutch]

 Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw gegevens veilig opslaan en zorgen dat ze goed beschermd blijven. We laten u ook weten wat we met uw gegevens doen wanneer we ze respectvol gebruiken om u beter van dienst te kunnen zijn.

We vertrekken vanuit het principe dat iedereen controle heeft over zijn of haar persoonsgegevens en iedereen het recht heeft om die niet of niet langer met ons te delen. In deze privacyverklaring staat welke persoonlijke gegevens we van u kunnen verzamelen, hoe we die gegevens gebruiken en met wie we ze eventueel delen. We leggen uit wat we doen om uw privacy te beschermen, hoe u inspraak heeft en welke controles worden uitgevoerd op de naleving van deze verklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het verzamelen, beheren, gebruiken en delen van uw gegevens door Total Concept Group BV. Deze privacyverklaring moet samen met onze gebruiksvoorwaarden en ons cookiebeleid gezien worden. We kunnen op elk moment onze privacyverklaring aanpassen en stellen de meest recente versie ter beschikking op onze website www.tcog.nl. Deze privacyverklaring werd nagekeken en laatst aangepast op 7 mei 2018.

Onze contactgegevens

Total Concept Group BV

Floridalaan 8, 3404 WV IJsselstein

KVK: 58604480

info@tcog.nl

+31 (0)30 687 47 39

Wanneer is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze websites of contact heeft met onze verkoop- en promotiemedewerkers. Door onze websites te bezoeken of contact te hebben met onze verkoop- en promotiemedewerkers, geeft u ons de toestemming om persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken zoals in deze privacyverklaring beschreven is.

Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen uw gegevens om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, te verbeteren en u te informeren over onze activiteiten, onze promoties of door u aangekochte producten en diensten. U geeft een aantal van deze gegevens rechtstreeks aan ons door – bijvoorbeeld via formulieren op onze website, met uw visitekaartje, bij uw bestellingen, in uw e-mailverkeer met ons, of we verkrijgen een deel van de gegevens via bedrijven in adressenhandel die uw gegevens aanvullen met informatie die ze ons mogen doorgeven of via cookies op onze websites.

We onderscheiden verschillende types persoonsgegevens. Ze laten ons toe om onze producten en diensten voor te stellen en aan te bieden:

Waarom verzamelen we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens om verschillende redenen, waarbij we telkens alleen de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om ons doel te bereiken. Met uw toestemming, voor zover die vereist is, verzamelen we persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

Om uw aanvragen over onze diensten in behandeling te nemen.

Als u onze websites bezoekt of contact heeft met onze verkoop- en promotiemedewerkers om informatie te verzamelen of aan te vragen over onze diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we uw adresgegevens nodig. Alle informatie die we dan over u ontvangen, gebruiken we om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze die u aangeeft.

Om u de beste service aan te bieden.

We houden uw gegevens bij om onze klantenservice te verbeteren. Willen we onze producten en diensten correct opzetten, onderhouden en ondersteunen, dan hebben we die gegevens nodig. Op die manier kunnen we u ook contacteren voor de volgende stap in onze samenwerking of om feedback over onze diensten te vragen. Zijn er technische problemen of storingen van onze kant uit, dan moeten we u daarvan op de hoogte kunnen brengen.

Om u te informeren over onze diensten en activiteiten.

We kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over bestaande en nieuwe diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen of om een profiel over u op te maken zodat we u kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor u interessant zijn. Dat kunnen we zowel schriftelijk, elektronisch als telefonisch doen. We gebruiken uw gegevens ook voor de nieuwsbrieven waarvoor u intekent. U zal alleen communicatie per e-mail ontvangen als u hiervoor uw expliciete toestemming heeft gegeven, voor zover die vereist is. We kunnen ook uw surf- en leesgedrag analyseren en content maken voor onze websites of nieuwsbrieven die bij uw wensen past. Dit doen we door uw bezoeken te registreren, met de activiteiten die er plaatsvinden. Denk aan het bekijken van pagina’s of op links klikken. Zo kunnen we u ook gemakkelijker toegang geven tot de informatie die u zoekt.

Door wie worden uw gegevens beheerd?

Alle persoonsgegevens worden beheerd door Total Concept Group BV. Binnen TCOG zijn de gegevens alleen toegankelijk voor personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben.

We doen beroep op externe verwerkers. Dit houdt onder meer in dat we voor bepaalde taken tijdelijk gegevens doorgeven aan derden als we daar zelf de middelen niet voor hebben. Indien we dat doen, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. We leggen dit steeds contractueel vast met de verwerkers. Zo zal een verwerker uw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten uw gegevens gewist worden van zodra een verwerker z’n opdracht heeft voltooid.

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen zoals dochter- en zusterbedrijven, voor dezelfde doeleinden als vermeld in deze privacyverklaring. Voor sommige aspecten van onze diensten werken we met derde partijen. De doorgifte van uw gegevens gebeurt alleen voor dezelfde doelen als bij Total Concept Group BV zelf. We zien erop toe dat zij, net zoals wij, uw gegevens veilig en respectvol beheren.

In sommige gevallen gebruiken we anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren we uw gegevens aan ondernemingen of personen die geen deel uitmaken van ons bedrijf of onze groep. We beschouwen uw gegevens als vertrouwelijke informatie.

Indien we op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, vragen we uw uitdrukkelijke toestemming. U hebt ook steeds de mogelijkheid tot verzet.

Hoe beveiligen we uw gegevens?

We beschermen uw persoonsgegevens en privacy maximaal. Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. We hebben ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur. Bovendien gebruiken we allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mocht er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Onze websites vermelden soms links naar sites van derden waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van deze privacyverklaring vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens.

Gegevens inkijken, corrigeren of laten verwijderen?

U heeft het recht op toegang tot uw gegevens. U kunt ons vragen of we persoonsgegevens van u verwerken; waarvoor we die verwerken; welke categorieën gegevens we verwerken; met welke categorieën van derden we uw persoonsgegevens delen; wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en welke logica we gebruiken als we bepaalde persoonsgegevens automatisch zouden verwerken.

Uw recht op toegang kan u schriftelijk uitoefenen, ter attentie van Total Concept Group BV, Floridalaan 8, 3404 WV IJsselstein of per e-mail naar info@tcog.nl. We hebben 30 dagen om uw aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer we uw aanvraag schriftelijk hebben ontvangen en alle vereiste informatie om aan uw aanvraag te voldoen in handen hebben.

Om uw recht van toegang uit te oefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, kunnen we u om een bewijs van uw identiteit vragen. We zullen u daarbij niet om kopie van uw identiteitskaart vragen. U heeft ook het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of veranderen. Daarvoor kan u ons steeds contacteren via e-mail of per post. We zullen deze informatie vervolgens binnen de wettelijk vastgestelde termijnen zo nodig aanpassen. Houd er rekening mee dat we u soms, afhankelijk van uw verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. We kunnen ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld omdat we wettelijk verplicht zijn gegevens voor een bepaalde periode bij te houden. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken we u om ons elke wijziging te melden.

Geen direct marketing?

U heeft altijd het recht om u, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. U kunt daarvoor altijd contact opnemen met ons via e-mail of per post.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We dragen zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. We mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen en soms heel kort zijn. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens volledig geanonimiseerd of verwijderd. Gebruikersgegevens verwerken we tot maximaal tien jaar na het laatste operationele contact tussen ons, voor verkeersgegevens is dat maximaal anderhalf jaar.

Vragen?

Heeft u vragen over ons privacybeleid of wilt u ons contacteren om uw gegevens te wijzigen, dan staan we altijd klaar om een passend antwoord te bieden. U kan ons via e-mail, schriftelijk of telefonisch bereiken via onderstaande contactgegevens. Via deze weg kunt u ook een klacht indienen die we zo snel mogelijk correct behandelen.

Onze contactgegevens

Total Concept Group BV

Floridalaan 8, 3404 WV IJsselstein

KVK: 58604480

info@tcog.nl

+31 (0)30 687 47 39

Privacy Declaration [EN]

Your privacy is important to us. We want to store your data safely and ensure that it remains well protected. We will keep you informed about what we do with your data and when we use them respectfully to provide you with better service.

We start from the principle that everyone has control over their personal data and everyone has the right to not or no longer share them with us. This privacy statement states what personal information we can collect from you, how we use that information and with whom we may share it. We explain what we do to protect your privacy, how you have a say and what checks are performed to ensure compliance with this statement.

This privacy statement applies to the collection, management, use and sharing of your data by Total Concept Group BV. This privacy statement must be viewed together with our terms of use and our cookie policy. We can change our privacy statement at any time and make the most recent version available on our website www.tcog.nl. This privacy statement has been reviewed and last modified on 7 May 2018.

Our contact information

Total Concept Group BV

Floridalaan 8, 3404 WV IJsselstein

Chamber of Commerce: 58604480

info@tcog.nl

+31 (0) 30 687 47 39

When does this statement apply?

This privacy statement applies when you visit our website(s) or have been in contact with our sales and promotion department. By visiting our websites or contacting our sales and promotion department, you give us permission to collect and use personal information as described in this privacy statement.

What data do we collect?

We collect your data in order to be able to carry out our services, to improve and to inform you about our activities, our promotions or products and services that you have purchased. You pass on some of this information directly to us – for example via forms on our website, with your business card, with your orders, in your e-mail traffic with us, or we obtain part of the data via companies through address commerce that supplement your data with information that they may provide us or through cookies on our website(s).

We distinguish different types of personal data. They allow us to propose and offer our products and services:

  • User data: allows us to identify you or contact you. For example: your name, your address, your telephone numbers, your language preference, your gender, your e-mail addresses, your participation in our special promotion offers or events and your use of our website(s).
  • Traffic data: we require this type of technical data, such as your IP address, to ensure that our electronic communication runs smoothly.
  • Sensitive data: we do not process sensitive data. (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/rules-business-and-organisations/legal-grounds-processing-data/sensitive-data/what-personal-data -considered-sensitive_en)

Why do we collect this data?

We process personal data for various reasons, whereby we only process the data that are necessary to achieve our goal. With your permission, we collect personal data for the following concrete purposes, when required:

To process your requests regarding our services.

If you visit our website(s) or contact our sales and promotion department to collect or request information regarding our services or, for example, when you sign up for our newsletter, we need your address details. We use all the information, we receive about you, to provide you with the requested information, in the manner that you state.

To offer you the best service.

We keep your records to improve our customer service. If we want to set up, maintain and support our products and services correctly, we require that information. This way we can also contact you for the next step in our cooperation or to request feedback about our services. If there are technical problems or malfunctions on our part, then we must be able to inform you.

To inform you about our services and activities.

We are able to use your data to inform you about existing and new services, special promotions, workshops, events, webinars, trainings, vacancies, and others, to do direct marketing or to create a profile about you so that we can inform you about things that we think are interesting to you. We can do this in writing, electronically and by telephone. We also use your data for the newsletters you subscribe to. You will only receive communication by e-mail if you have given your explicit permission for this, insofar as this is required. We can also analyze your surfing and reading behavior in order to create content, based on it, on our website or to provide you with newsletter that are more fitting to your wishes.

Who is managing your data?

All personal data are managed by Total Concept Group BV. Within TCOG, the data is only accessible to persons who need access to it in function of their tasks.

We call on external processors. This means, among other things, that we temporarily pass on data to third parties for certain tasks if we do not have the means to do so ourselves. If we do so, we will always ensure that your data is treated confidentially and used in a secure manner. We always record this contractually with the processors. For example, a processor will never be allowed to use your data on his own initiative and your data must be deleted as soon as a processor has completed his assignment.

We may pass on your personal data to our possible legal successors and affiliated companies such as subsidiaries and sister companies, for the same purposes as stated in this privacy statement. We work with third parties for some aspects of our services. The transfer of your data only takes place for the same purposes as for Total Concept Group BV itself. We ensure that they, just like us, manage your data safely and respectfully.

In some cases, we use anonymous, aggregated data for commercial purposes or for external reporting. These data can never be returned to a specific individual.

At no time do we sell or rent your information to companies or individuals that are not part of our company or group. We regard your data as confidential information.

If we otherwise provide personal data to third parties, this will be done with explicit communication, in which the third party is informed about the purposes of the transfer and processing. Where required by law, we ask for your express consent. You also have the opportunity to resist.

How do we secure your data?

We protect your personal data and privacy as much as possible. Our employees are trained to deal with confidential data correctly. We also employ specialized people who are responsible for the security of our IT infrastructure. Additionally, we use various technical measures to protect your personal data. Should a data breach occur with unfavorable consequences for your personal data, you will be personally informed in the circumstances provided for by law.

Our websites sometimes mention links to third-party sites whose terms of use do not fall within the scope of this privacy statement. Please ensure that you read their policies carefully regarding the protection of your personal data.

View, correct or delete data?

You have the right to access your data. You can ask us whether we process personal data from you; for which we process it; what categories of data we process; with which categories of third parties we share your personal data; what the origin is of the processed data and what logic we use when we automatically process certain personal data.

You can exercise your right of access in writing, for the attention of Total Concept Group BV, Floridalaan 8, 3404 WV IJsselstein or by e-mail to info@tcog.nl. We have 30 days to answer your request. This period starts after we have received your request in writing and have all the information required to fulfill your request.

In order to exercise your right of access and to prevent any unauthorized disclosure of your personal data, we may ask you for proof of your identity. We will not ask you for a copy of your identity card. You also have the right to have incomplete, incorrect, inappropriate or outdated personal data removed or changed. You can always contact us by e-mail or by regular mail. We will then adjust this information as necessary within the statutory deadlines. Please note that, sometimes, we can no longer offer some services depending on your request. Additionally, we are unable to always delete all requested data, for example because we are legally obliged to keep data for a specific period. To keep your data up-to-date, we request that you notify us of any change.

 

No direct marketing?

You always have the right to oppose the use of your personal data for direct marketing without giving any reason. For this, you can always contact us by e-mail or by regular mail.

How long do we keep your personal data?

We ensure appropriate organizational and technical measures are taken to secure personal data. We may not store personal data for longer than is necessary to achieve the purpose for which we collect it. The storage period can therefore differ per goal and can sometimes be very short. After the applicable retention periods have expired, personal data will be completely anonymized or deleted. We process user data up to ten years after the last operational contact between us. For traffic data, this is a maximum of one and a half years.

Questions?

If you have questions about our privacy policy or if you want to contact us to change your details, we are always ready to offer a suitable answer. You can reach us by e-mail, in writing or by telephone using the contact details below. This way you can also submit a complaint that we will treat as quickly as possible.

Our contact information

Total Concept Group BV

Floridalaan 8, 3404 WV IJsselstein

Chamber of Commerce: 58604480

info@tcog.nl

+31 (0) 30 687 47 39